Archiv und Digitalisierung? Warum es ohne Digitalisierung im Archiv der Diakonie Neuendettelsau nicht geht


Worum es in diesem Text geht:

  • Schriftliche Quellen zu sichern und zu bewahren ist eine wichtige Aufgabe des Archivars.
  • In Zeiten der Digitalisierung haben sich nicht nur die Speichermedien, sondern auch die zu speichernden Quellen grundlegend geändert: SMS, E-Mails und Postings in sozialen Medien müssen unter Umständen ebenfalls gesichert werden.
  • Welche Konsequenzen hat das für die Arbeit im Zentralarchiv der Diakonie Neuendettelsau?
  • Welche Vorteile und Möglichkeiten ergeben sich daraus?

Unser Autor Matthias Honold ist zuständig für das Zentralarchiv und die Bibliothek der Diakonie Neuendettelsau.


Digitalisierung, Bibliothek und Zentralarchiv
Auch die Arbeitsbereiche Bibliothek und Zentralarchiv erfahren durch die Digitalisierung große Veränderungen. © Herbert


Grundaufgabe im Archiv: Abbilden der Geschichte

Für die Archivarin und den Archivar ist es die Grundaufgabe, die Überlieferung der Geschichte einer Institution, eines Unternehmens oder von Behörden für spätere Generationen abzubilden. Die geschichtliche Überlieferung geschieht in der Regel vor allem auf zwei Wegen:

  • Es gibt die mündliche Überlieferung, welche sich in der Regel über drei bis vier Generationen erstreckt.
  • Darüber hinaus müssen dann schriftliche Quellen, so der Terminus des Historikers, herangezogen werden. Die Aufgabe des Archivs ist es, diese schriftlichen Quellen zu sichern. Allerdings ist nicht jede schriftliche Quelle, das sind Akten, Amtsbücher oder Urkunden, aufbewahrenswert. Deshalb gehört es zu den Aufgabengebieten des Archivars, diese Überlieferung zu bewerten und zu entscheiden, was für die Nachwelt von Interesse sein könnte.


Archivaufgabe: Bewahrung historischer Quellen
Ursprünglich galt es im Archiv, schriftliche historische Quellen zu bewahren. © Herbert


Bis zum Beginn des digitalen Zeitalters fand die Überlieferung in der Regel auf Papier oder papierähnlichen Materialien statt. Mit dem Einzug des PCs in das Büro veränderte sich seit dem letzten Jahrzehnt des 20. Jahrhunderts immer mehr die Welt der Verwaltung. Neue digitalisierte Daten entstanden. Die Möglichkeiten und Ideen bis hin zu einem papierlosen Büro wurden nun umsetzbar. Diese neuen Entwicklungen beeinflussen bis heute das Berufsbild des Archivars. Anstatt der analogen Form der Bewahrung, sprich die auf Papier festgehaltenen Quellen zu archivieren, kamen neue Medien hinzu. Das gleiche gilt für den Bereich der Kommunikation. SMS, E-Mails, soziale Medien ergänzten beziehungsweise lösten den traditionellen Briefwechsel ab.

Nun stellt sich dem Archiv die Frage, wie kann ich diese Daten, welche für die Geschichte und Rechtssicherheit einer Institution von Bedeutung sind, dauerhaft aufbewahren. 


Strategisches Ziel: Digitalisierung

Die Digitalisierung ist ein wichtiges strategisches Ziel in der Diakonie Neuendettelsau. Durch dieses Ziel wird sich auch die Arbeit des Zentralarchivs verändern. Neben die traditionellen Papierakten, welche es immer noch gibt, werden zukünftig auch digitale Daten erzeugt werden. Sei es durch Dokumentenmanagementsysteme oder der Digitalisierung von einlaufenden Schriften und Briefen.

Hinzu kommt die Aufbewahrung von E-Mails. Was bedeutet dies konkret?

  • Zum einem müssen diese Unterlagen dem Archiv nach einer entsprechenden Frist, zum Beispiel einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist, angeboten werden.
  • Zum anderen, wie kann eine dauerhafte Aufbewahrung – und im Archiv wird von Jahrhunderten ausgegangen – sichergestellt werden?


Archivierung digitaler Speichermedien
Heute gehört auch die Archivierung digitaler Speichermedien zu den Aufgaben der Archive. © Herbert


Die Problematik wird erschwert, dass sich Speichermedien und Formate ständig verändern:

Wurden vor 30 Jahren die ersten Daten noch auf sogenannten Floppy-Discs oder Disketten gesichert, stehen heute Server und Cloud-Lösungen zur Verfügung. Software-Anbieter wie etwa Anbieter von Textverarbeitungsprogrammen sind in der Marktwirtschaft verortet und müssen sich auf dem Markt behaupten, d. h. dass es auch Produkte gibt, die durch Insolvenzen nicht mehr verfügbar sind oder sein werden. Im Archiv muss deshalb eine möglichst offene Formatform (PDF-A zur Zeit oder TIF) gewählt werden. Dies erfordert in der Regel eine Umwandlung der eingehenden Datensätze.

Neue Formen der Kommunikation, die etwa im agilen Projektmanagement zum Einsatz kommen, werden weitere neue Lösungen für eine langfristige dauerhafte Archivierung erfordern. Eine spannende Zeit.

Digitalisierung im Archiv: Was sind die Vorteile?

Die Digitalisierung bringt aber auch dem Archiv Vorteile. So wird sich das Berufsbild dahin verändern, dass bereits beim Anlegen elektronischer Akten gewisse Entscheidungen getroffen werden können, wie etwa Aufbewahrungsfrist nach der letzten Eingabe, automatische Vernichtung oder automatische Überführung in das Langzeitarchiv.

So steht die Bewertung der Akte am Anfang und nicht wie im analogen Archiv am Ende der „Lebenszeit“ oder „Überlebenszeit“ einer Akte. Die Aufbewahrung von Papierakten benötigt entsprechende Magazinflächen. Diese entfallen nun, dafür benötigt man Speicherplatz. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Archiv in Zukunft den Forschern Bestände weltweit und zu jeder Zeit zur Verfügung stellen kann. D. h. aber nicht, dass das Archiv die Unterlagen „ziellos“ zur Verfügung stellt. Es gibt Schutzfristen und gesperrte Akten, die nicht vorgelegt werden.

Die Bestände des Zentralarchivs der Diakonie Neuendettelsau gehen bis in das Gründungsjahr 1854 und darüber hinaus zurück. Aus diesen Akten kann man die Entwicklung diakonischer und sozialer Arbeit der vergangenen 165 Jahre nachvollziehen. Die Aufgabe des Archivs wird es sein, diesen Überlieferungsstrang auch im digitalen Zeitalter fortzuführen und den Transformationsprozess mitzugestalten.


Bibliothek und Zentralarchiv - Kontakt
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Wilhelm-Löhe-Straße 23 
91564 Neuendettelsau

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